Directiesecretaresse

Directiesecretaresse

Ben jij een proactieve secretaresse en heb je geen moeite met het stellen van prioriteiten? Word jij enthousiast van ontzorgen en organiseren? Dan is dit de functie voor jou!

Wie is SVP?

Bij ons is geen dag hetzelfde. 45 architecten, stedenbouwkundigen en bouwkundigen werken in een plezierige en bruisende omgeving aan integrale opgaven, zowel in een stedelijke als landschappelijke context. Onze ontwerpers duiken in uitdagende projecten om fijne leefomgevingen voor mensen te maken. Daarbij hebben we oog voor trends en ontwikkelingen, want we werken aan de plannen van morgen!

Ons bureau is plat georganiseerd, bij ons geen ingewikkelde managementlagen. Samenwerken is echt onze kracht, zowel intern als extern. Het draait bij ons om jou, jouw input, jouw kennis én jouw energie. Je krijgt vrijheid en verantwoordelijkheid waarmee wij je stimuleren om met eigen ideeën te komen. Deze karakteristieke SVP-cultuur wordt zowel door collega’s als door opdrachtgevers erg gewaardeerd. Wat ons betreft al de eerste reden om bij ons te solliciteren!

Wat houdt de functie in?

Als secretaresse is je belangrijkste taak het ondersteunen van de directie bij tal van zaken die spelen binnen een ontwerpbureau. Het betreft agendabeheer, algemene ondersteuning met betrekking tot organisatorische zaken, maar ook ondersteuning bij HR werkzaamheden. Hierbij denken wij aan:

  • Plannen en voorbereiden van stafvergaderingen
  • Notuleren management- en bureauvergaderingen
  • Organiseren van bureau- en netwerkbijeenkomsten
  • Plannen van afspraken en fungeren als eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met directieleden
  • Bewaken van deadlines van personeelsaangelegenheden en het herinneren van de directie aan belangrijke zaken
  • Diverse facilitaire werkzaamheden zoals voorraadbeheer, abonnementen beheer en bestellen van relatiegeschenken
  • Inplannen reguliere interne overleggen en 2-jaarlijkse functioneringsgesprekken
  • Bureau introductie voor nieuwe medewerkers
  • Bijhouden projectplanning en vakantieplanning
  • Onderhouden van het contact met de arbodienst

Wie ben jij?

Voor deze ondersteunende rol zijn we op zoek naar een directiesecretaresse die weet van aanpakken. Je neemt verantwoordelijkheid voor jouw taken en gaat oplossingsgericht en zelfstandig te werk. Door jouw ervaring als directiesecretaresse maak jij de werkzaamheden je snel eigen, je weet hoe je prioriteiten moet stellen en denkt volop mee met de processen die spelen binnen de organisatie. Je houdt van organiseren en vindt het leuk om in een dynamische omgeving met veel creatievelingen dingen op rolletjes te laten lopen. Daarnaast heb je er geen moeite mee om initiatief te nemen en denk je twee stappen vooruit. Je hebt oog voor detail en je zorgt ervoor dat je je taken secuur en georganiseerd afrond.
Verder beschik je over:

  • Mbo/hbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 4 jaar ervaring in een secretariële functie
  • Goede kennis van Office365 en Sharepoint
  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
  • Een organisatie-sensitieve werkwijze; je weet hoe je met privacygevoelige informatie om moet gaan
  • Een positieve en proactieve houding
  • 32-40 uur beschikbaar

Ons sfeervolle kantoor bevindt zich midden in de oude binnenstad van Amersfoort. Voel je je aangesproken, reageer dan snel! Je kunt je interesse kenbaar maken door het sturen van je motivatie en cv naar mailadres info@svp-svp.nl o.v.v. vacature directiesecretaresse. Voor vragen kun je uiteraard ook telefonisch contact opnemen via 033-4701188.

solliciteer nu